Dokumentacja osobowo-płacowa, czyli Archiwum ZUS skrywa dokumenty rodzinne

Przyznam szczerze, że nie podejrzewałam iż przyjdzie mi prowadzić poszukiwania genealogiczne w Archiwum ZUS. Do owego archiwum zostałam skierowana przez Archiwum Zakładowe PKP. Chciałam uzyskać dokumenty archiwalne dotyczące pracy mojego Dziadka w PKP. Marzył mi się własnoręcznie pisany przez niego życiorys, dokumentacja przebiegu jego kariery w Kolejach Państwowych, a może nawet zdjęcie. Dowiedziałam się że wszystkie dokumenty zostały przekazane do ZUS. Cóż robić napisałam podanie do kolejnej instytucji państwowej.

Budynek ZUS oddział w Tarnowie. Źródło: tarnow.net.pl

Co w dokumentacji ZUS ma wartość genealogiczną?

Większość dokumentów zgromadzonych w teczkach moich Dziadków (teczki są łączone jeśli żona pobiera emeryturę po zmarłym mężu) nie ma dla mnie żadnego znaczenia. Jednak znalazłam tam kilka dokumentów mających wartość genealogiczną: zaświadczenie o miejscu pracy podczas okupacji niemieckiej, świadectwa pracy, wypis z aktu małżeństwa, odpis aktu małżeństwa, odpisy aktów zgonów moich Dziadków i najważniejsze znalezisko - Karta ewidencyjna PKP. Dokumentacja jest niszczona 25 lat (wg innych źródeł 50 lat) po śmierci świadczeniobiorcy. Jeśli zamierzacie prowadzić poszukiwania dokumentów swoich przodków w Archiwum ZUS, nie zwlekajcie naprawdę warto złożyć prośbę o wydanie/udostępnienie dokumentów.
Dokumenty 10-15 lat po śmierci świadczeniobiorcy przenoszone są do Składnicy Akt (Archiwum Akt Nieczynnych) mieszczącej się w kilku miejscach, w zależności od regionu. Południe Polski wg mojej wiedzy obsługuje Legnica. Reasumując, jeśli występujemy o akta osób zmarłych dobre kilka lat temu, musimy mieć na uwadze, że odszukanie dokumentacji może zająć ok. 1-2 miesiące. Nie znalazłam, żadnego konkretnego wniosku na którym składamy prośbę o udostępnienie akt. Napisałam prośbę o wydanie dokumentacji oryginalnej (jeśli jest taka możliwość) lub kopii. Zaznaczyłam, że interesują mnie akta osobowe m.in. życiorys, dane dotyczące okresu okupacji, akty małżeństwa i zgonu, akty dzieci, miejsca pracy, zdjęcia. W uzasadnieniu napisałam, że jest to dla mnie cenna pamiątka po Dziadkach, wzbogaci archiwum rodzinne, dokumenty chcę zachować dla przyszłych pokoleń. Dołączyłam także załączniki - kserokopię dokumentów potwierdzających pokrewieństwo, zaznaczyłam, że oryginały udostępnię do wglądu jeśli zajdzie taka potrzeba. Prośba została rozpatrzona pozytywnie, a dokumenty te są dla mnie naprawdę cenną pamiątką.

O tym co można znaleźć w Archiwum Zakładowym PKP opowiem po zakończeniu moich poszukiwań dokumentacji pracowniczej PKP mojego pradziadka i prapradziadka. Mam nadzieję, że ich teczki osobowe zachowały się do dnia dzisiejszego. Trzymajcie kciuki!


Pierwsza publikacja: 9 września 2016